BlognebulaSUITEvintegrisTECH

L’oficina paperless i el rol de la firma digital

By 14 Febrer, 2018 No Comments
L'oficina paperless i el rol de la firma digital

No hi ha dubte: l’adopció de la firma digital és imparable. Ho diu Business Insider a propòsit de l’últim informe de mercat elaborat per Report Buyer sobre aquesta tecnologia: s’espera que el mercat internacional de signatura digital arribi als 9.000 milions d’euros per a 2023, degut principalment a l’increment de la seguretat en les organitzacions, l’interès creixent dels governs a eliminar la paperassa i la importància cada vegada més gran que estan cobrant l’e-commerce i les transaccions en línia a tot el món.

Aquest ús cada vegada més estès de la firma digital està relacionat amb la concepció de l’oficina com un espai sense papers. I encara que això pugui semblar un oxímoron, la veritat és que es tracta d’una idea amb la qual ja ens estem familiaritzant.

Només cal fer una recerca de tres minuts a Google per trobar notícies sobre espais paperless: El govern de Dubai espera eliminar per complet l’ús del paper per 2021; a Austràlia, el sector immobiliari vol que totes les seves transaccions es realitzin en línia per a 2019; i la ciutat d’Austin, als Estats Units, ja està donant els seus primers passos per convertir-se en un municipi paperless.

Davant aquestes dades, la pregunta no és si les oficines es tornaran paperless, sinó quan ho faran. Ha arribat el moment de dir adéu definitivament al paper?

Un paper imprescindible en la història 

Al llarg de la història, el paper ens ha acompanyat complint diverses funcions, la més important de les quals ha estat la transmissió de continguts culturals, legals i administratius en un material durador, barat i fàcil d’elaborar i utilitzar.

Des de la seva invenció a la Xina l’any 200 a.C., el paper ha estat una eina imprescindible en el nostre món. L’aparició de la impremta de Gutenberg al segle XV va possibilitar més la transmissió massiva de tot tipus d’informació en aquest material, especialment per a la puixant classe burgesa, que requeria un mitjà adequat per poder portar la comptabilitat dels seus negocis per escrit. Hem de recordar que fins a aquest moment a Europa s’utilitzaven pergamins, fets amb cuir d’animals, el que suposava que la producció de llibres era escassa i costosa.

L’adopció gradual del paper al Vell Continent està també relacionada amb fets com la Revolució Industrial, que va permetre la fabricació a gran escala d’aquest material amb polpa de cel·lulosa (obtinguda de la fusta) per a diversos usos a partir del segle XIX.

Va ser a finals dels anys 80 quan es va començar a debatre sobre la necessitat d’implementar un sistema de reciclatge eficient per a residus, entre els quals es trobaven els de paper. No obstant això, no va ser fins a la dècada dels 90 quan es van començar a plantejar lleis al respecte. Avui dia es considera que hi ha tres tipus de paper que es poden utilitzar com a matèria primera per al seu reciclatge: mòlt, deixalles de pre-consum i deixalles de post-consum.

Per què aquesta tendència paperless?

Si bé sembla que els conceptes “paper” i “oficina” van lligats de manera inevitable, fins al punt de resultar inextricables, la veritat és que amb la digitalització de les organitzacions hi ha un canvi de tendència que va a ser cada vegada més acusat.

Són diverses les raons per a aquesta evolució:

  • L’estalvi econòmic. Els documents físics han de ser impresos, copiats, enviats als seus destinataris per a la seva signatura, emmagatzemats i, arribat el cas, destruïts. Això suposa una important despesa de diners.
  • Una millor organització dels documents. Els fitxers són útils, però requereixen d’un espai d’emmagatzematge cada vegada més gran; a més, es corre el risc que algun document es traspapele o es perdi, amb les diverses conseqüències que això pot portar a l’organització.
  • Una major agilitat per tancar transaccions, contractes i acords. La digitalització permet dur a terme diversos tràmits de manera més ràpida i còmoda, sense importar la distància. Això suposa un estalvi de temps important que pot dedicar-se a altres tasques per millorar la productivitat en una organització.
  • Menys contaminació ambiental. L’ús massiu de paper suposa un gran impacte mediambiental a causa de l’anomenada petjada de carboni (els gasos causants de l’efecte hivernacle). Per tant, la disminució de l’ús de paper tindrà com a conseqüència un menor nivell de contaminació.

Tot i que es calcula que a dia d’avui el 80% dels processos d’una organització es segueixen fent sobre paper, tot apunta que aquest percentatge es reduirà de manera significativa en un futur proper.

nebulaSUITE i l’oficina paperless

nebulaSUITE contribueix a la gradual adopció de l’oficina paperless amb la seva solució de firma digital legalment reconeguda, nebulaSIGN, emesa a través de certificats digitals qualificats per al compliment de eIDAS.

Sens dubte, comptar amb una solució de firma digital que permeti workflows complexos i personalitzats és una raó de pes per disminuir la quantitat de paper utilitzat diàriament en una oficina, amb els consegüents avantatges que això suposa: estalvi de temps i diners, major productivitat i la seguretat del reconeixement de la signatura.

Necessites més informació?

Si vols saber més sobre com nebulaSUITE contribueix a la transformació de l’oficina tradicional a la paperless i vols sol·licitar una demo per comprovar-ho per tu mateix, pots contactar-nos aquí. Estarem encantats de donar-te més informació al respecte.