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Firma digital para el sector educativo: seguridad, validez y cumplimiento legal

By 3 mayo, 2019 No Comments
Firma digital para el sector educativo: seguridad, validez y cumplimiento legal

¿Qué es lo primero que nos viene a la cabeza cuando pensamos en una universidad? ¿Estudiantes tirando sus birretes al aire en un gesto de celebración? ¿Un edificio de estilo neoclásico y nombre ilustre? ¿Horas de estudio invertidas en la biblioteca?

¿O quizá la cantidad de documentos que requiere? Admisiones, certificados, diplomas, solicitudes para becas, contratos y convenios de prácticas… lo cierto es que el papeleo parece ser parte inevitable de las universidades y su día a día.

Pero esto está cambiando.

Ya hemos dicho en más de una ocasión que Internet y la amplia adopción de la tecnología móvil han supuesto más oportunidades para las organizaciones, pero también más quebraderos de cabeza en lo que respecta a la seguridad y la confidencialidad de la información.

Por supuesto, el sector educativo no se ha quedado atrás, y ha acogido estas innovaciones con los brazos abiertos, entre ellas la firma digital. Esto está permitiendo reducir de forma considerable el uso de papel, al mismo tiempo que se cumple con diversas normativas que regulan su uso.

Pero, ¿qué supone utilizar firma digital, y en qué medida contribuye a la seguridad de la información?

Hacia la universidad sin papeles

¿Es posible una universidad sin papeles? Hasta el momento, es un concepto que suena un poco a utopía, pero lo cierto es que los centros educativos están buscando nuevas tecnologías y software que les supongan una menor dependencia del papel, para agilizar diversos trámites y reducir costes.

Las firmas digitales ayudan a incrementar la productividad y ahorrar tiempo dedicado en tediosos procedimientos administrativos. Pero sus beneficios no acaban aquí: además, otorgan seguridad a la información que contienen los documentos, garantizando su confidencialidad.

Por tanto, no es de extrañar que se esté implementando en más y más centros de enseñanza, y que gracias a ellas la dependencia del papel se haya reducido de forma considerable.

Transformando fronteras en oportunidades educativas: eIDAS y los centros de enseñanza

Dada la cantidad de documentos y datos que manejan las universidades y otros centros de enseñanza a diario, es importante contar con una firma digital adecuada, que ofrezca un alto nivel de seguridad y cumplimiento legal.

Mediante el uso de una firma digital que permita cumplir con reglamentos como eIDAS, las instituciones educativas podrán recibir a más estudiantes de diversos países, facilitando los procesos administrativos para ellos.

El reglamento eIDAS, que entró en vigor en 2014, marca un antes y un después para las organizaciones que utilizan firma electrónica o digital. Este marco legal establece el reconocimiento de la firma digital en cualquier país miembro de la Unión Europea, evitando así su rechazo y contribuyendo a la consecución de un Mercado Digital Único.

Por supuesto, los centros de enseñanza no son ajenos a este reglamento, por lo que tienen que considerar varios aspectos a la hora de elegir una firma digital.

Hay que recordar que no todas las firmas electrónicas tienen el mismo valor según el reglamento eIDAS: las hay simples, avanzadas y cualificadas. Las cualificadas (basadas en certificados digitales cualificados, emitidos por Autoridades de Certificación reconocidas), son aquellas que permiten la identificación del firmante y están vinculadas a los datos firmados. Además, tienen la equivalencia legal de la “firma húmeda” tradicional.

Firma digital cualificada de nebulaSUITE para educación

nebulaSUITE ofrece firma digital a través de sus certificados digitales cualificados (emitidos mediante su propia Autoridad de Certificación), así como firma manuscrita; en ambos casos, el cifrado permite garantizar la confidencialidad de la información contenida en el documento, e informar de los cambios que puedan realizarse en él.

Tanto el personal de las universidades y otras instituciones del sector educativo como los estudiantes pueden beneficiarse de poder firmar distintos documentos con máxima garantía legal y en cualquier lugar y momento, y siempre en cumplimiento con reglamentos como eIDAS en la Unión Europea.

Además, la firma digital de nebulaSUITE permite también definir workflows complejos y personalizados, para agilizar los trámites administrativos para el personal y el alumnado.

La firma cualificada de nebulaSUITE permite:

  • Facilitar las matriculaciones de potenciales alumnos, sin importar la dispersión geográfica de estos.
  • Reducir el tiempo de espera y mejorar la satisfacción de los alumnos y profesores
  • Evitar el fraude y el robo de identidad con relación a diplomas y certificados, y los daños a la reputación de la institución que podrían resultar de estas amenazas
  • Firmar sin esfuerzo y cumplir con los requisitos necesarios para cada tipo de documento
  • Mantener los datos de los usuarios y dispositivos electrónicos seguros a través del cifrado, reforzando así la confianza

Beneficios de utilizar la firma digital cualificada de nebulaSUITE

Los alumnos pueden realizar trámites con mayor rapidez, firmando documentos desde sus ordenadores o dispositivos móviles, para acelerar los procesos de matriculación o la solicitud de becas.

Las universidades y otros centros de enseñanza, a su vez, pueden expedir diversos documentos de forma más ágil teniendo en cuenta que:

  • Cumplen con normativas y reglamentos como eIDAS.
  • Evitan casos de fraude y suplantación de identidad.
  • Garantizan la confidencialidad de la información y los datos personales.

Todo ello reduciendo de forma significativa el gasto en papel, mejorando la organización de los documentos y protegiendo el medio ambiente.

De esta forma, se puede dedicar más tiempo a lo que realmente importa: estudiar en el caso de los alumnos, y formar a los profesionales del futuro en el de las universidades y centros de enseñanza.

¿Quieres saber más?

nebulaSUITE ofrece mucho más que firmas digitales cualificadas.

Si quieres conocer a fondo lo que esta solución de identidad digital todo en uno puede hacer por las organizaciones del sector educativo que se encuentran en plena transformación digital, descárgarte nuestro brief.

¿Prefieres una demo? No hay problema: pídela aquí y comprueba por ti mismo todo lo que tiene para ofrecer.

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