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La oficina Paperless y el rol de la firma digital

By 14 febrero, 2018 No Comments
La oficina paperless y el rol de la firma digital

No hay duda: La adopción de la firma digital es imparable. Lo dice Business Insider a propósito del último informe de mercado elaborado por Report Buyer sobre esta tecnología: Se espera que el mercado internacional de firma digital alcance los 9.000 millones de euros para 2023, debido principalmente al incremento de la seguridad en las organizaciones, el interés creciente de los gobiernos en eliminar el papeleo y la importancia cada vez mayor que están cobrando el e-commerce y las transacciones online en todo el mundo.

Este uso cada vez más extendido de la firma digital está relacionado con la concepción de la oficina como un espacio sin papeles. Y aunque esto pueda parecer un oxímoron, lo cierto es que se trata de una idea con la que ya nos estamos familiarizando.

Basta hacer una búsqueda de tres minutos en Google para encontrar noticias sobre espacios paperless: El gobierno de Dubai espera eliminar por completo el uso del papel para 2021; en Australia, el sector inmobiliario quiere que todas sus transacciones se realicen online para 2019; y la ciudad de Austin , en Estados Unidos, ya está dando sus primeros pasos para convertirse en un municipio paperless.

Ante estos datos, la pregunta no es si las oficinas se volverán paperless, sino cuándo lo harán. ¿Ha llegado el momento de decir adiós definitivamente al papel?

Un rol imprescindible en la historia

A lo largo de la historia, el papel nos ha acompañado cumpliendo diversas funciones, la más importante de las cuales ha sido la transmisión de contenidos culturales, legales y administrativos en un material duradero, barato y fácil de elaborar y utilizar.

Desde su invención en China en el año 200 a.C., el papel ha sido una herramienta imprescindible en nuestro mundo. La aparición de la imprenta de Gutenberg en el siglo XV posibilitó además la transmisión masiva de todo tipo de información en este material, especialmente para la pujante clase burguesa, que requería un medio adecuado para poder llevar la contabilidad de sus negocios por escrito. Debemos recordar que hasta ese momento en Europa se utilizaban pergaminos, hechos con cuero de animales, lo que suponía que la producción de libros era escasa y costosa.

La adopción gradual del papel en el Viejo Continente está también relacionada con hechos como la Revolución Industrial, que permitió la fabricación a gran escala de este material con pulpa de celulosa (obtenida de la madera) para diversos usos a partir del siglo XIX.

Fue a finales de los años 80 cuando se empezó a debatir sobre la necesidad de implementar un sistema de reciclaje eficiente para residuos, entre los cuales se encontraban los de papel. Sin embargo, no fue hasta la década de los 90 cuando se empezaron a plantear leyes al respecto. Hoy en día se considera que existen tres tipos de papel que pueden utilizarse como materia prima para su reciclaje: molido, desechos de pre-consumo y desechos de post-consumo. 

¿Por qué esta tendencia paperless?

Si bien parece que los conceptos “papel” y “oficina” van ligados de manera inevitable, hasta el punto de resultar inextricables, lo cierto es que con la digitalización de las organizaciones hay un cambio de tendencia que va a ser cada vez más acusado.

Son varias las razones para esta evolución:

  • El ahorro económico. Los documentos físicos deben ser imprimidos, copiados, enviados a sus destinatarios para su firma, almacenados y, llegado el caso, destruidos. Esto supone un importante gasto de dinero.
  • Una mejor organización de los documentos. Los ficheros son útiles, pero requieren de un espacio de almacenamiento cada vez mayor; además, se corre el riesgo de que algún documento se traspapele o se pierda, con las diversas consecuencias que esto puede traer a la organización.
  • Una mayor agilidad para cerrar transacciones, contratos y acuerdos. La digitalización permite llevar a cabo diversos trámites de manera más rápida y cómoda, sin importar la distancia. Esto supone un ahorro de tiempo importante que puede dedicarse a otras tareas para mejorar la productividad en una organización.
  • Menos contaminación ambiental. El uso masivo de papel supone un gran impacto medioambiental debido a la llamada huella de carbono (los gases causantes del efecto invernadero). Por tanto, la disminución del uso de papel tendrá como consecuencia un menor nivel de contaminación.

A pesar de que se calcula que a día de hoy el 80% de los procesos de una organización se siguen haciendo sobre papel, todo apunta a que este porcentaje se reducirá de manera significativa en un futuro cercano.

nebulaSUITE y la oficina paperless

nebulaSUITE contribuye a la gradual adopción de la oficina paperless con su solución de firma digital legalmente reconocida, nebulaSIGN, emitida a través de certificados digitales cualificados para el cumplimiento de eIDAS.

Sin duda, contar con una solución de firma digital que permita workflows complejos y personalizados es una razón de peso para disminuir la cantidad de papel utilizado a diario en una oficina, con las consiguientes ventajas que esto supone: ahorro de tiempo y dinero, mayor productividad y la seguridad del reconocimiento de la firma.

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